Czas pracy zdefiniowany został w art. 128 Kodeksu Pracy jako „czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy”. Ustalaniu i regulowaniu go poświęcono cały dział szósty KP.

Wymiar czasu pracy

KP określa normy czasu pracy, jego ogólny wymiar oraz odstępstwa wynikające z elastycznego czasu pracy. Co do zasady, czas pracy nie powinien przekroczyć 8 godzin w trakcie doby i 40 godzin w trakcie tygodnia (pięciu następujących po sobie dni w 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym). Ustawa dopuszcza jednak odstępstwa od tego, pozwalając wydłużyć okres rozliczeniowy nawet do 12 miesięcy, a także wprowadzając przepisy o elastycznym czasie pracy, pozwalające wydłużyć okres dobowej pracy do 12 godzin (art. 135). Zasady i sposoby ustalania czasu znajdują się również w regulaminach pracy, pod warunkiem, że takie są wprowadzone w danym zakładzie (pracodawca nie musi ich wprowadzać, gdy zatrudni mniej niż 20 pracowników lub gdy zawarty został układ zbiorowy). Regulamin pracy powinien określać systemy i rozkłady czasu pracy oraz porę nocną (art. 1041§1 pkt. 2 i 4). Z regulaminami pracy zatrudnieni są zapoznawani m.in. na obowiązkowych szkoleniach BHP.

Rozkłady pracy

Harmonogram pracy na najbliższy czas sporządzany jest przez pracodawcę dla każdego pracownika, pod warunkiem, że nie zostało to uregulowane w umowie o pracę i nie stosuje się ogólnych przepisów prawa. Pracownik powinien otrzymać taki grafik na tydzień przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego (na który został on sporządzony), w formie elektronicznej lub papierowej. Pracodawca ma prawo ustalić różne godziny rozpoczynania pracy w różne dni, określić inne niż sobota dni wolne od pracy (także te wypadające w tygodniu, np. środy), a także wskazać przedział godzinowy w trakcie trwania którego pracownik powinien rozpocząć pracę. Pracownik może wnioskować o indywidualny rozkład pracy, a także o skrócenie tygodnia pracy kosztem zwiększenia obciążenia dobowego. Ograniczenia w zakresie zmian dobowego wymiaru pracy obowiązują jedynie kobiety w ciąży i pracowników narażonych na wysokie stężenia czynników szkodliwych (bezwarunkowo, z mocy prawa) oraz osoby opiekujące się dzieckiem do lat 4 (warunkowo, za ich zgodą).

Obliczanie wymiaru czasu pracy

Wymiar czasu pracy oblicza się na podstawie norm zawartych w art. 129 § 1, określających średni wymiar na 40 godzin tygodniowo i 8 godzin dobowo. Po ustaleniu długości okresu rozliczeniowego należy przemnożyć liczbę pełnych tygodni przez 40, dodając po 8 godzin za każdy dzień, który pozostał (z niepełnych tygodni). Przy obliczaniu wymiaru czasu pracy ważne jest również zwrócenie uwagi na święta państwowe i kościele, które ustawowo są wolne od pracy. Jeżeli pracownik będzie wypełniał swoje obowiązki w te dni, pracodawca musi mu je „oddać” w innym terminie (art. 147 KP), co powoduje konieczność obniżenia wymiaru czasu pracy o 8 godzin za każdy dzień wolny. Obniżenie wymiaru czasu pracy należy się również w przypadku przebywania na zwolnieniu lekarskim (obliczane tak samo jak w przypadku świąt). Nie obniżają czasu pracy obowiązkowe, okresowe szkolenia BHP i kursy zawodowe, na które pracownik został skierowany przez pracodawcę – są one traktowane jako godziny przepracowane, za które należy się wynagrodzenie.

Prawo do odpoczynku

Wprowadzane regulaminy i indywidualne rozkłady czasu pracy nie mogą naruszać prawa pracownika do wypoczynku. Kodeks Pracy jasno określa, że każdemu pracownikowi przysługuje dobowo 11 godzin czasu na wypoczynek, chyba że zarządza on zakładem w imieniu pracodawcy lub sytuacja wymaga ratowania mienia, życia ludzkiego, ochrony środowiska albo też usunięcia awarii. Ograniczenia tego prawa mogą wynikać również z elastycznego czasu pracy (zwiększonego wymiaru dobowego czasu pracy w niektórych okresach rozliczeniowych). Pracownik ma również prawo do 35 godzin tygodniowego, nieprzerwanego odpoczynku, który powinien następować w niedzielę, ale może przypadać również w innym dniu. W przypadku pracy zmianowej (przejścia na inną zmianę) czas odpoczynku nie może być krótszy niż 24 godziny.
Oprócz tego pracownik wykonujący swoje obowiązki więcej niż 6 godzin (dobowo) ma prawo do przerwy 15 minutowej, która wliczana jest do czasu pracy. Pracodawca może również ustalić dłuższe przerwy (np. godzinną) w trakcie trwania dnia, którą pracownicy poświęcają na odpoczynek, posiłki i załatwianie prywatnych spraw. Nie wlicza się ona jednak do czasu pracy (art. 141 KP).

Ewidencja czasu pracy

Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy, pomagającą rozliczać wymiar czasu pracy. Nie jest ona jedynie wymagana w systemach pracy zadaniowej, przy zarządzaniu zakładem pracy lub gdy pracownik za godziny nadliczbowe i pracę nocną rozliczany jest ryczałtowo (art. 149 § 2).
Ewidencja powinna być prowadzona w sposób przejrzysty, pomagający prawidłowo ustalać wymiar czasu pracy, wyróżniać godziny nadliczbowe lub przepracowane w dni wolne od pracy oraz dopilnować czasu odpoczynku pracownika. Umieszcza się w niej również informacje o zwolnieniach chorobowych, urlopach i innych wydarzeniach, które mogą wpływać na wymiar czasu pracy. Powinna być ona na bieżąco aktualizowana, a pracownik ma prawo wglądu do ewidencji – może zażądać od pracodawcy jej udostępnienia jak również skopiowania.
Kontrola sposobu prowadzenia i rzetelności ewidencji pracy prowadzona jest przez inspektorów pracy (nadzór BHP w firmie nie ma praw w tym zakresie), a ujawnienie naruszeń praw pracowniczych może być ukarane grzywną do 2000 zł. Pracownik i inspektor pracy mogą również wnieść przed sąd sprawę o fałszowanie ewidencji, ustalenie godzin nadliczbowych lub naruszenie prawa. Prowadzona dokumentacja może być wówczas jednym z dowodów.