Protokół powypadkowy jest dokumentem gromadzącym wszystkie informacje związane z wypadkiem przy pracy (lub innym incydentem, który może spełniać jego znamiona), jaki miał miejsce w firmie. Przede wszystkim odpowiada na pytanie co doprowadziło do wypadku i jakie są jego skutki.

Protokół powypadkowy przedstawia także zalecenia jak wyeliminować wykryte nieprawidłowości w zakresie BHP. Jest przygotowywany przez specjalnie powoływany do tego zespół, nazywany zespołem powypadkowym (o zespole powypadkowym piszemy TUTAJ).

Szczegółowy wzór protokołu znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 maja 2019 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy.

W protokole podaje się:

• Dane pracodawcy
• Skład zespołu powypadkowego, który ustalał okoliczności wypadku
• Okoliczności zdarzenia
• Jego przyczyny ustalone przez zespół powypadkowy (zarówno pośrednie, jak i bezpośrednie)
• Wskazanie po czyjej stronie leży wina
• Opis skutków wypadku dla poszkodowanego
• Decyzję czy zdarzenie można zakwalifikować jako wypadek przy pracy i jej uzasadnienie
• Wnioski i zalecenia dotyczące zmian i poprawy BHP, wraz ze wskazaniem sposobów jak to zrobić.

Protokół może zawierać również załączniki. Powinny się wśród nich znaleźć wszelkie informacje dodatkowe (np. zebrane wywiady, ustalenia służb, analizy, opinie biegłych), z których korzystano przy jego tworzeniu.

Na sporządzenie protokołu zespół powypadkowy ma 14 dni. Jeżeli nie uda się dotrzymać tego terminu, wówczas należy podać także powody opóźnienia.

Doręczenie protokołu i obowiązki pracodawcy

Protokół jest podpisywany przez poszkodowanego, który może również zakwestionować jego zapisy, zgłaszając własne uwagi do treści. Ma on również pełne prawo dostępu do zebranych materiałów zgromadzonych w trakcie dochodzenia zespołu powypadkowego. Jeżeli poszkodowany poniósł śmierć w wyniku wypadku, wówczas protokół otrzymuje rodzina.

Po wstępnym zapoznaniu się z protokołem jest on następnie przekazywany pracodawcy, który go zatwierdza. Uzgodniony dokument należy doręczyć poszkodowanemu lub jego rodzinie osobiście lub przesłać pocztą.

Jeżeli incydent został uznany za ciężki, śmiertelny lub zbiorowy wypadek przy pracy wówczas egzemplarz protokołu otrzymuje również inspektor pracy. Ma on prawo weryfikacji dokumentu pod kątem poprawności i odesłania do poprawienia lub uzupełnienia. Zespół powypadkowy musi wprowadzić zmiany w przeciągu 5 dni.

To jednak nie koniec obowiązków pracodawcy. Po zatwierdzeniu protokołu powinien on wypełnić statystyczną kartę wypadku przy pracy, która jest przesyłana do Głównego Urzędu Statystycznego (część I w terminie do 14 dni od dnia zatwierdzenia protokołu, a część nr II do 6 miesięcy).

Rejestr wypadków przy pracy

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia rejestru wypadków, na który składają się wszystkie protokoły powypadkowe w jego firmie. Zadanie to spoczywa na barkach służby BHP (jeżeli taka działa w firmie).

Rejestr wypadków musi zawierać podstawowe informacje o poszkodowanym (dane osobowe, stanowisko itp.), miejscu i dacie incydentu, jego okolicznościach i skutkach. Zapisuje się w nim również decyzję o uznaniu wydarzenia (lub nie) za wypadek przy pracy oraz informacje o zgłoszeniu zdarzenia do ZUS-u i przyznanych świadczeniach.

Wszystkie dane (dokumentacja z wypadku) powinny być przechowywane przez 10 lat od daty incydentu.