Urządzając pomieszczenie biurowe pracodawca musi zastosować się do obowiązujących przepisów prawa. Najważniejsze wytyczne dotyczące warunków jakie muszą spełniać tego typu miejsca zawarte są w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003, nr 169, poz. 1650, z późn. zm.). Wiele przepisów tego rozporządzenia odnosi się do wszystkich wnętrz w zakładzie pracy.
Parametry pomieszczeń biurowych
Zgodnie z zapisami rozporządzenia, pomieszczenia biurowe powinny spełniać określone parametry. Przestrzeń przypadająca na każdego pracownika to min. 13 m3 objętości pomieszczenia oraz co najmniej 2 m2 powierzchni podłogi (nie zajmowane przez meble, urządzenia itp.). Wysokość takiego pomieszczenia nie powinna być co do zasady mniejsza niż 3m w świetle (lub 3,3m gdy występują czynniki szkodliwe dla zdrowia), ale można ją zmniejszyć do 2,2m, przy jednoczesnym zastosowaniu klimatyzacji gwarantującej wymianę powietrza. Do każdego stanowiska pracownik powinien móc swobodnie dojść. §47 precyzuje, że przejście takie nie powinno być węższe niż 0,75m – 1m i niższe niż 2m (lub 1,8m w wyjątkowych sytuacjach).
Każde pomieszczenie powinno spełniać również inne warunki. Pracujący w pomieszczeniu biurowym powinni mieć zapewnioną odpowiednią temperaturę (min. 18ºC), a także zabezpieczanie przed dostawaniem się do wewnątrz zimnego powietrza. Muszą mieć również zagwarantowany dostęp światła dziennego i sztucznego o odpowiednim natężeniu (w wyjątkowych sytuacjach zaakceptowanych przez nadzór BHP może być to wyłącznie oświetlenie sztuczne). Pracownikom przysługuje również woda (pitna i gospodarcza) w ilościach zaspokajających ich potrzeby. Oprócz powyższych wymagań, pracodawca powinien również zatroszczyć się o wystarczającą ilość sanitariatów i pomieszczeń higieniczno-sanitarnych (§111 i 115 rozporządzenia).
Każdy zatrudniony musi odbyć odpowiednie kursy BHP (dla pracowników biurowych), a także poznać zasady bezpiecznego wykonywania pracy na swoim stanowisku. Używane w pracach biurowych urządzenia powinny być wyposażone w instrukcje, dla wszystkich stanowisk powinno się przeprowadzić oceny ryzyka (i poinformować o nim pracowników), a także udostępnić sprawny system pierwszej pomocy (zgodnie z wytycznymi §44). Wśród pracowników powinny znaleźć się osoby mające ukończone kursy BHP z zakresu udzielania pierwszej pomocy.
Pomieszczenia biurowe a komputery
Specyfiką pomieszczeń biurowych bardzo często jest wyposażenie ich w komputery, co sprawia, że odpowiednich przepisów prawnych szukać należy również w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 1998, nr 148, poz. 973). Na postawie tych przepisów pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi ergonomiczne warunki pracy (m.in. krzesło posiadające możliwość regulacji w wielu płaszczyznach, odpowiednią odległość monitora od oczu, osobną klawiaturę o wskazanych parametrach oraz oświetlenie). Meble i ustawienie monitora nie może powodować bólu szyi, rąk, a także przeciążać wzroku, należy również zapewnić wystarczającą przestrzeń pracy (tak, by zatrudniony mógł mieć wszystkie potrzebne dokumenty pod ręką). Pracownikowi przysługuje 5 minut odpoczynku na każdą godzinę spędzoną przed ekranem, w sytuacji gdy jego praca ogranicza się do pracy przy komputerze. Zasady ergonomii (m.in. dotyczące ustawiania fotela, biurka, ekranu) i informacje o jego prawach powinny zostać pracownikowi przekazane w trakcie obowiązkowego szkolenia BHP.
