Niektórzy pracodawcy chcieliby monitorować zachowania pracowników w firmie, by móc kontrolować to, jak wykonują swoje obowiązki i chronić tajemnice handlowe przedsiębiorstwa. Jednak zainstalowanie monitoringu w pomieszczeniach firmowych jest obwarowane wieloma ograniczeniami, wynikającymi zarówno z RODO, jak i z Kodeksu Pracy.
Zalety monitoringu w firmie
Zainstalowanie monitoringu w firmie może mieć wiele zalet. Pracodawcy z Pruszkowa i Grodziska Mazowieckiego, w trakcie spotkań z nami, wskazywali na pozytywne aspekty nagrywania pracy zatrudnionych. Zainstalowane kamery mogą pozytywnie wpływać na efektywność pracy, a także zapewniają nadzór BHP nad wykonywaniem obowiązków przez pracowników (m.in. mogą ujawnić łamanie reguł BHP oraz lekceważenie poleceń przełożonego w zakresie ochrony zdrowia i życia).
Pracodawcy z Warszawy wskazali również na odstraszającą funkcję monitoringu (świadomość „podglądania” przez pracodawcę zmniejsza liczbę kradzieży). Zatrudniający w Ożarowie Mazowieckim do powyższych zalet dodali łatwość nadzoru nad pracownikami (można „być” we wszystkich pomieszczeniach jednocześnie) oraz możliwość odtworzenia przebiegu wydarzeń i procesów, gdy jest to konieczne np. w sytuacji wypadku przy pracy.
Monitoring a RODO
Unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych zabezpiecza dane osobowe pracowników. Stosuje się je również do obrazu nagrywanego za pomocą firmowego monitoringu. W związku z powyższym do nagrań należy stosować wszystkie zasady RODO, a więc:
- Przetwarzanie danych jedynie w celu zgodnym z prawem
- Zakaz udostępniania nagrania osobom nieupoważnionym
- Zgoda osób nagrywanych na zapis ich wizerunku
Na podstawie tych przepisów dostęp do nagrań mogą mieć jedynie osoby, które realizują cele zgodne z celami stosowania monitoringu (np. ochrona), a pracownicy muszą zostać poinformowani o zainstalowaniu i aktywowaniu kamer.
Zasady instalowania monitoringu w zakładzie pracy
Instalacja monitoringu w firmie musi spełniać zasady zawarte w Kodeksie Pracy i RODO. Prawo chroni prywatność pracowników, zawężając zakres monitoringu jedynie do obrazu (bez możliwości nagrywania również dźwięku). Jasno wskazuje też cel jego stosowania i postępowanie z nagraniami.
Zasady monitorowania pracownika przy pomocy kamer zawarte zostały w art. 222 Kodeksu Pracy. Jasno jest powiedziane, że kamery można instalować jedynie wtedy, gdy służy to ochronie mienia, kontroli produkcji, ochronie informacji (tajemnicy przedsiębiorstwa) lub zapewnieniu pracownikom bezpieczeństwa. Pracodawca może przetwarzać zebrane nagrania jedynie w tych celach.
Prawo ogranicza również czas przechowywania nagrań: nie wolno ich trzymać dłużej niż 3 miesiące. Wyjątkiem od tego terminu jest sytuacja, gdy nagrania są (lub mogą być) dowodem w prowadzonym postępowaniu (np. w sprawie wypadku przy pracy). Wówczas termin ten ulega przedłużeniu, aż do czasu zakończenia procedur.
O nagrywaniu i zainstalowanych kamerach pracodawca musi poinformować zatrudnionych minimum na dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu. Informację o nagrywaniu obowiązkowo dostaje każdy pracownik przed dopuszczeniem go do pracy. Zabronione jest ukryte filmowanie pracowników lub instalowanie ukrytych kamer. Informacja o obszarze, na którym jest aktywny monitoring, musi być jasna i czytelna (np. oznaczenie pomieszczeń piktogramami lub tablicami z informacją).
Pod nadzorem monitoringu pozostaje tylko część budynku firmy. Kamery nie mogą się znajdować w pomieszczeniach organizacji związkowej ani w pomieszczeniach o charakterze sanitarnym (ubikacjach, prysznicach) i socjalnym (stołówkach, palarni, szatniach). Jeżeli zastosowanie tam monitoringu ma uzasadnienie, wówczas na ich instalację wymagana jest dodatkowa zgoda organizacji związkowej lub przedstawicieli pracowników.
